كيف تنجز وقت اكثر... في وقت اقل الجزء الرابع

راقب وقتك .
88ـ أعر انتباه خاص للأشياء الصغيرة . بمرور الوقت تكون تلك الأشياء هى اللحظات التافهة التى تؤدى إلى قلة الإنتاج على مدار العمر ، تبدو تلك الأيام والساعات والدقائق مدة كبيرة من الزمن كان يمكن أن تستثمرها بشكل أفضل.
89ـ طوال يوم العمل ركز اهتمامك دائماً على إنجاز أكثر الأعمال أهمية . سيجعلك هذا الإجراء متميزاً عن الباقين . الفاشلون دائماً مشغولون جداً ، لكنهم نادراً ما ينجزون المهام الأكثر إنتاجاً .
90ـ أنشئ نظام تنبيه لتذكيرك مسبقاً بالمهام القادمة والمناسبات والتواريخ الخاصة ومواعيد التسليم التنبيه هو رسائل تذكير دورية تصنيفها إلى جدولك اليومى. حيث يتيح لك كل من التحضير ورسائل التذكير المنتظمة وقتاً للقيام بأى عمل أو مهمة .
91ـ راقب وقتك فى أسبوع . سجل كل ساعة وكل دقيقة . ثم راجع ما سجلته فى نهاية الأسبوع . ارصد عدد الساعات وكيفية استغلالها . إذا فرقت بصدق بين الوقت الذى أنتجت فيه وأوقات الأنشطة الأخرى فى حياتك ، تأكد أنك ستكتشف فرص مؤكدة للتحسن المؤثر .
92ـ لاحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك لا تسفر عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير . قلل خسارتك فى الوقت والطاقة عندما لا تسفر مجهوداتك عن شئ . عدل نظرتك . صحح مسارك .. اتبع طريقه أخرى تؤدى لك المهمة .


93ـ انتبه للأشياء الصغيرة التى تضيع الوقت . توفير دقيقتين كل يوم يصنع اختلافاً كبيراً على مدار العمر . فكر بشكل عملى . ركز على هذه النقطة جداً . ثم انتبه للوقت الذى تضيغه أمام خزانة ملابسك محاولاً تقرير ماذا ترتدى ، أو فى البحث عن مفاتيح سيارتك عندما تنسى مكانها . حياتك ليست أكثر من مجموعة من الدقائق والساعات والأيام .
94ـ ضع سجل دقيق للوقت اللازم لإتمام كل مشروع أو عمل أو مهمة . ستساعدك مثل هذه الوثيقة مستقبلاً على تقدير الوقت المطلوب . رؤية خطة مكتوبة للوقت على الورق ستوحى لك فى أغلب الأحيان . وستكتشف الأوقات التى يمكن أن تحسن فيها من كفاءتك .
95ـ قم بالدراسة مسبقاً . أعرف متى يسلم المشروع وما يجب عمله لإنجاز الخطوات المحددة . قبل بداية أول خطوة لإنجاز العمل ، حدد كل الخطوات المطلوبة لإنجازه . استقطع وقتاً لمداخلات الموظفين والعاملين بالمشروع. وقد تشمل المداخلات المكتبية وزملاء العمل والباعة والزبائن . ما الوقت المطلوب لكل منها ؟ ما العمل الذى يمكن إنجازه فى المكتب ؟ ما هى المعلومات أو التجهيزات التى قد تستعين بها من مكان آخر ؟ تعطيك الدراسة السريعة مجالاً أفضل للعمل القادم .
96ـ استثمر وقتك فى إنجاز العمل الحقيقى ـ ذلك العمل الذى سيساعدك على إنجاز مهمة تلو الأخرى . انشغل بعمل كل ما هو مهم ويخص المشروع الذى أمامك . اترك كل التخطيط والترتيب لنهاية اليوم ، بعد انتهاء العمل اليومى الهام .


تغلب على عادة التأجيل .
97ـ قيم المهمة التى تتهرب منها . ما الذى يمنعك للبدء بها؟ غالباً ما تبدو المهمة شاقة . طريقة التغلب على ذلك هو أن تقسمها إلى مهام صغيرة . قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل . قسمها وستصبح أقل صعوبة . انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة ، ثم أنجزهما واحدة تلو الأخرى .
98ـ قدر النتائج . ما أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا أجلت أو أخفقت فى إكمال هذه المهمة ؟ وفى المقابل ؟ ما هى أفضل نتيجة محتملة لإنجاز هذا العمل فى الوقت المحدد ؟ قم الآن بالخطوة الصائبة وأبدأ العمل فوراً .
99ـ ابدأ فوراً . ابدأ الآن . قيم الوضع فى الحال وقم بالخطوة الأولى لبدء العمل. حتى أكثر المهام صعوبة يمكن أن تصبح أكثر سهولة عندما نعقد العزم ونبدأ بها . ابدأ بتكوين سمعه بقدرتك على إنجاز الأعمال . فتأجيل العمل الهام يجعلك تبدو أقل التزاماً بالإنجاز .
100ـ أفصح للجميع عن التزامك لتتمسك به . عليك أن تجد شخصاً مما تكون محرجاً منه إن لم تفي بالتزامك . شارك هذا الشخص فى هدفك وتوقيتك لإنجازه . ثم ابدأ بالعمل مباشرة . إعلان التزامك يجبرك علي أن تكون مسئولاً . ستكون أقل تضييعاً للوقت وأكثر حرصاً على تحطيم الوقت القياسى وعمل المهام الضرورية .
101ـ قم بأى شئ يساعدك على الاقتراب من إنجاز مميز لمهمتك . افتح ذلك الملف ، اتصل بأول رقم على قائمتك ، أو حتى اكتب السطر الأول فى رسالتـك ـ أو كل ما يمكن أن يساعدك على الاستمرار ، وبهذا تبـدأ الاندماج بالعمل .
102ـ فكر قبل أن تفعل . إذا واجهت صعوبة فى البدء ، خذ خمس دقائق للتفكير فى الموضوع أولاً . ابحث عن أسباب التأجيل . حفز نفسك لتحليل سـبب تأخيرك هذا المشـروع . ثم واجـه هـذا السبب . واجه مخاوفك باتخـاذ إجراء إيجابي .
103ـ قم بعمل ما أجلته أولاً . أنجز هذه المهمة المزعجة فى بداية اليوم . وعندما تكتمل ستشعر بالنشاط وسيكون باقى اليوم سهلاً .
104ـ انتبه للأعذار التى تتخذها لإرجاء بعض المهام ، من أجل مهام أخرى . أرجع دائماً للخطوة الأكثر أهمية فى هذه اللحظة وأعمل على إنجازها . من السهل الوقوع فى فخ العمل بجد أكثر لإنجاز مهمة أخرى كوسيلة لتجنب عمل ما يجب عمله فعلاً . تحكم فى نفسك وعدل طريقة عملك .
105ـ روح عن نفسك . ابعد الملل وحول العمل للعبة مرحة . تحدى نفسك لتحطيم رقمك القياسى فى السرعة أو لتصبح أكثر كفاءة ، أو لإيجاد طرق أكثر إنتاجاً لإنجاز هذه المهمة . وعندها تحسن معدل إنتاجك ، استمتع قليلاً ، أكمل هذا العمل الممل وقد تكتشف شئ ثورى حقيقى يمكن أن يغير من تفكيرك التقليدى .
106ـ أعرف ماهية أسباب تأخيرك ثم أتخذ بعض الإجراءات . خذ بعض الوقت وتحدث مع نفسك قبل القيام بشئ ما قد يكون صعباً أو غير مناسب أو مضجر جداً ؟ استمع إلى صوتك الداخلى لكن كن مستعداً لإنهائه إذا منعك عن عمل الأشياء المهمة . نادراً ما تكون المهمة صعبة كما تبدو . عادة يكون " التحضير للعمل أسوأ من العمل نفسه " .


107ـ غير موقفك تجاه هذه المهمة أو أى مهمة بحيث تصبح أكثر قابلية لإنجازها. امنع نفسك عن الشكوى من العمل الذى يجب أن تقوم به ، وأجعل هذا التغيير ثابتاً . فقد تضيع معظم الوقت لتحفيز نفسك للقيام بمهمة ما بينما يكون من السهل إنجازها بمجرد البدء بها .
108ـ اكتشف سبب تأجيلك للعمل . وتلك بعض الأسباب الرئيسية للتأجيل :
أ ـ قد تبدو أشياء أخرى أكثر أهمية .
ب ـ قد تبدو المهمة مضجرة بحيث يكون من الأسهل عمل شئ آخر .
ج ـ قلة ثقة الشخص فى قدرته على إنجاز المهمة .
109ـ أعد تخطيط المهام المضجرة لجعلها أكثر قبولاً لإنجازها . ما من شئ فى حد ذاته يكون جيد أو سئ . إنمـا التفكير تجاه هـذا الشئ هـو الـذى يجعله كذلك . وما من شئ سهل ولا صعب حتى نقرر نحن ذلك . كيفية نظرتك للمهمة هى التى تحدث فرقاً كبيراً . أنظر إليها بشكل إيجابى وستنجزهـا أسرع وبقبول أكثـر . وعنـدما تتقن هـذه المهارة ، سـتقهر وسواس التأجيل .
110ـ حول المهمة إلى عمل شيق وعندها سيصبح إنجازها أسهل . لأننا لا نؤجل عمل الأشياء التى تشعرنا بالراحة . اجعلها متعة . اخلق منها تحدى أو منافسة . حولها إلى مغامرة مثيرة . فى أغلب الأحيان يكون الإرهاق الجسدي هو سبب التأجيل . وفر بيئة مريحة بقدر الإمكان وعندها سيهدأ الألم وتنساه وتعمل على إنجاز المهمة .
111ـ تخيل أن المهمة قد اكتملت بنجاح . عزز مشاعر البهجة بالنجاح والإنجاز. واحتفظ بهذه التجارب الحسية فى عقلك واسترجعها من وقت لآخر . استرجع هذه الأحاسيس وسيعمل العقل على تنفيذها واقعياً .
112ـ أعمل قائمتين على ورقة واحدة . قم أولاً بتقسيم الصفحة طولياً إلى عمودين متساويين . على اليسار، أكتب كل أسباب تأجيل المهمة . وعلى اليمين ، أكتب أسباب القيام بها . والآن قم بلعبة صغيرة . لا تحاول تكديس الأسباب التى تبدو فى مصلحة القيام بالعمل ، لأن هذه خطوة واختيار خاطئ ، والأحمق وحده هو من يحاول عمل ذلك .
113ـ هاجم المشكلة معتبراً نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب بإنجازاتهم . والآن ، تخيل أنك كل هؤلاء الأشخاص . كيف سيواجهون الموقف ؟ ما الإجراء الذى سيتخذوه ؟ وماذا سيفعلون لإنجاز العمل ؟ ثم لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة إليه. وعندها اتبع خطواته .