طريقة إنشاء مجلد شخصي والتعامل مع المجلدات

طريقة إنشاء مجلد شخصي والتعامل مع المجلدات /
أدوات ----> حسابات البريد الإلكتروني ----> التالي " يجب أن يكون الاختيار عند - عرض حسابات البريد .... الخ " ----> ملف بيانات outlook جديد ----> موافق ----> تحديد مكان تثبيت المجلد الشخصي على جهازك ----> موافق ----> يجب اختيار المجلد الشخصي يدوياً من قائمة " ملف بيانات outlookجديد " لإنزال كافة الرسائل السابقة والقادمة اليه " .
ملاحظة : يجب أن يكون الجهاز على وضع التشغيل الدائم عند الرغبة في استقبال كافة الرسائل على المجلد الشخصي ، وأما لو أغلق الجهاز لأي سبب فسيكون استقبال الرسائل عن طريق السيرفر كما في السابق "
طريقة إنشاء أكثر من مجلد في المجلد الشخصي الواحد /
الضغط على الماوس اليمين على المجلد الشخصي ----> الضغط على مجلد جديد ----> تسميته ---> موافق .

طريقة توزيع الأشخاص على مجلدات معينة عند استقبال رسائلهم " للترتيب " /
أدوات ----> قواعد وتنبيهات ----> قاعدة جديدة ----> من المربع العلوي التأكد أن الاختيار على " نقل بريد من شخص ما إلى مجلد " والمربع السفلي الضغط على " قائمة توزيع أو أشخاص " ----> تحديد المجموعة أو الأشخاص ----> من المربع السفلي الضغط على " معين " ----> تحديد المكان المراد استقبال الرسائل عليه ----> إنهاء ----> موافق .
ملاحظة هامه :- بالإمكان ايضاً تحديد " عناوين رسائل معينه " و " كلمات معينه " داخل الرسالة لتوجيهها لمجلدات معينه ، وذلك بإتباع نفس الخطوات السابقة وعند الوصول لـ " قاعدة جديدة ----> من المربع العلوي اختيار المطلوب ----> تكملة نفس الخطوات السابقة .

طريقة انشاء مجموعات بريدية /
ملف -----> جديد ----> قائمة التوزيع ----> تحديد اسم المجموعة ----> تحديد الأعضاء ----> اختيار الأعضاء من القائمة والضغط على " أعضاء " لإضافتها ، وبالإمكان كتابة الأعضاء بالأرقام الإدارية ----> موافق ----> حفظ وإغلاق .

الإعلام خارج المكتب /
أدوات ----> مساعدة خارج المكتب ----> اختيار خيار " أنا حالياً أغيب عن المكتب " ----> كتابة الملاحظة عن الإعلام خارج المكتب ----> موافق
للإلغاء : نفس الطريقة السابقة ولكن اختيار " أنا حالياً موجود بالمكتب .

توجية البريد لشخص آخر /
أدوات ----> مساعدة خارج المكتب ----> إضافة قاعدة ----> اختيار " إرسال للإعلام " ----> كتابة الرقم الإداري للشخص المحول إليه ----> موافق
للإلغاء :- نفس الطريقة السابقة مع إزالة علامة ( الصح ) من إرسال للإعلام .
تنسيق البريد / " خلفيات وخطوط "
أدوات ----> خيارات ----> تنسيق البريد ----> " الخطوط " أو " منتقى القرطاسية " ----> اختيار الشكل والخط ----> موافق .
حظر البريد الغير مسموح /
أدوات ----> خيارات ----> تفضيلات ----> البريد الغير هام ----> المرسلون المحظورون ----> إضافة ----> كتابة الإيميل الغير مرغوب ---> موافق .
كيفية قراءة المجلد الشخصي " إذا نقل من جهاز إلى آخر "
ملف ----> فتح ----> ملف بيانات outlook ----> تحديد مكان المجلد الشخصي وفتحه منه
ملاحظة :- لو المجلد الشخصي موجود في جهازك ولا تعلم عن مكانه ، فبإمكانك البحث عنه من خانة البحث وتكتب اختصار المجلد الشخصي وهو " *.PST"
معرفة المساحة المخزنة على المجلد /
تضغط على الزر الأيمن على اسم الشخص في ( علبة البريد ) او في المجلد الشخصي ----> خصائص ----> Folder Size
التفويض " المشاركة " وتعني مشاركة شخص آخر معك في الإيميل بخصائص الشخص المفوض يحددها /
1- الضغط على الماوس الأيمن لـ ( علبة البريد ) ----> مشاركة ----> إضافة ----> تحديد الشخص وذلك بكتابة اسمة كاملا كما هو في النظام ---> موافق ----> تحديد المزايا المراد منحها للمفوض من المربع السفلي " قراءة فقط ، قراءة والرد باسمك ... الخ " ---> موافق
2- أدوات ----> خيارات ----> مفوضون ----> إضافة ----> تحديد الشخص بالإسم الكامل ----> تحديد أماكن الصلاحية " هل في البريد الوارد ، في المهام ، جهات الإتصال .... الخ " ----> الضغط على خانه " إرسال رسالة الى المفوض تلقائيا.... الخ " لتخبره بالتفويض والخصائص الممنوحة له من قبلك .



تابع للفقرة اعلاه :
كيفية فتح " علبة الوارد " للشخص المحول او المفوض /
ملف ----> فتح ----> مجلدات مستخدم آخر ----> كتابة الرقم الإداري للشخص المحول منه ----> موافق
طريقة افراغ سلة المهملات عند اغلاق الأوت لوك /
ادوات ----> خيارات ----> غير ذلك ----> وضع علامة (صح) عند خانة افراغ مجلد العناصر المحذوفة عند الإنتهاء ----> موافق
طريقة سحب رسالة عند إرسالها بالخطأ /
فتح الرسالة المرسلة المراد سحبها ----> إجراءات ----> استدعاء هذه الرسالة ----> وضع علامة (صح ) على اول مربع ، ووضع العلامة نفسها على آخر مربع لإعلامي بنجاح عملية السحب من عدمها .
طريقة اعادة ارسال اكثر من رسالة لشخص واحد /
تحديد الرسائل المراد ارسالها عن طريق ctrl والماوس ----> الضغط بزر الماوس الأيمن ----> اعادة توجية العناصر ----> ارسال .
طريقة البحث في الأوت لوك بواسطة كلمة او بإسم المرسل /
الضغط على بحث في الواجهة الرئيسة للأوت لوك ----> كتابة كلمة البحث ----> تحديد مكان البحث " علبة الوارد ، بريد ارسلته .. الخ ----> موافق .
طريقة ارسال اكثرمن رسالة لشخص واحد /
الضغط على Ctrl والماوس ----> تحديد الرسائل المراد ارسالها من قائمة الوارد ----> الضغط بزر الماوس اليمين -----> اعادة توجية .
طريقة عمل ( مهام ) خاصة للمدراء /
اضغط على ( مهام ) في القائمة الرئيسه ----> جديد ----> تعيين مهمة ----> تحديد الاشخاص المراد تكليفهم ----> تحديد الوقت والمدة المسموحة للإنجاز ----> ارسال